Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die in dieser Erklärung beschriebenen Verarbeitungen auf Plattformebene ist:

Karsten Kreh
Schwanthalerstr. 141
80339 München
Deutschland
E-Mail: info@vitascore.tools

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Als Einzelunternehmer unterhalb der gesetzlichen Schwellenwerte besteht keine Bestellpflicht.

2. Zwei Ebenen der Verantwortung

(1) Plattformebene: Karsten Kreh ist Verantwortlicher für die Verarbeitung im Zusammenhang mit dem Betrieb der Plattform Vitascore, insbesondere für Dashboard-Benutzerkonten der Admins des Kunden, Hosting- und Sicherheitsprotokolle, Produkt-Analytics im Dashboard sowie die Bearbeitung von Kontaktanfragen.

(2) Umfrageebene: Für personenbezogene Daten von Umfrage-Teilnehmern (Antworten, Kontaktdaten/Leads, Consent-Snapshots) ist der jeweilige Kunde als Anbieter der Umfrage Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Karsten Kreh bzw. Vitascore (der Betreiber) verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Die konkrete Datenschutzinformation für Teilnehmer nennt den jeweiligen Anbieter der Umfrage mit Name, Anschrift und Kontakt (siehe Abschnitt 8).

3. Allgemeines zur Verarbeitung und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO (und ggf. Art. 9 DSGVO) vorliegt, insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen,
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse,
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung.

Grundsatz der Datenminimierung: keine IP-Speicherung an Umfrage-Antworten, kein personenbezogenes Tracking im öffentlichen Runner (zur rein anonymen Abbruchmessung ohne Personenbezug siehe Abschnitt 6a), keine Third-Party-Fonts oder CDNs (Schriftarten und Assets self-hosted).

4. Hosting und Bereitstellung

Die Plattform wird auf Servern in Deutschland bei der Hetzner Online GmbH betrieben (VPS sowie Storage Box für Backups). Hetzner handelt insoweit als Auftragsverarbeiter.

Zur Betriebssicherheit können Access- bzw. Webserver-Protokolle IP-Adressen und technische Metadaten enthalten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Integrität, Sicherheit, Missbrauchsabwehr). Solche Logs werden in der Regel nach 14 Tagen rotiert bzw. gelöscht; die finale Betriebsfestlegung erfolgt im Betriebshandbuch.

5. Cookies und lokale Speicherung

(1) Dashboard: Für den Login setzen wir Session-Cookies der Authentifizierungskomponente (Better Auth). Die Cookies sind httpOnly und – in produktiven Umgebungen mit TLS – secure. Zweck ist die Sitzungsverwaltung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

(2) Runner (öffentliche Umfrage): Es werden keine Cookies gesetzt.

(3) Bei Einbettung des Runners per iframe in Websites des Kunden entsteht kein zusätzlicher Cookie-Kontext durch die Plattform, da der Runner cookiefrei ist.

(4) Zwischenstand im Runner: Damit ein angefangener Durchlauf nach einem Neuladen der Seite fortgesetzt werden kann, speichert der Runner die bisher gegebenen Antworten und die aktuelle Frage im lokalen Speicher des Browsers (localStorage) auf dem Gerät des Teilnehmers. Gespeichert wird erst ab der ersten Antwort. Die Daten werden nicht an uns übermittelt. Sie werden gelöscht, sobald der Durchlauf abgeschickt oder neu begonnen wird, spätestens nach sieben Tagen beim nächsten Aufruf der Umfrage. Der Teilnehmer kann sie jederzeit über die Einstellungen ihres Browsers löschen. Die Speicherung ist für die vom Teilnehmer gewünschte Funktion unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer nutzerfreundlichen Durchführung der Umfrage).

6. Produkt-Analytics (Umami)

Im Dashboard kann ein cookieloses, selbst gehostetes Analysewerkzeug (Umami auf eigener Infrastruktur) eingesetzt werden, um die Nutzung der Verwaltungsoberfläche in pseudonymer Form zu verstehen. Es läuft nicht im Runner. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung der Plattform). Da Umami auf eigener Infrastruktur betrieben wird, erfolgt keine Übermittlung an einen Analytics-Dienstleister.

6a. Abbruchmessung im Umfrage-Runner

(1) Um zu erkennen, an welcher Stelle einer Umfrage Teilnehmer abbrechen, zählen wir je Frage und Kalendertag, wie oft die Frage angezeigt und wie oft von ihr aus weitergegangen wurde.

(2) Dabei werden keine personenbezogenen Daten verarbeitet. Gespeichert wird ausschließlich ein Zähler je Frage und Tag. Es werden keine IP-Adresse, kein Cookie, keine Geräte- oder Teilnehmerkennung und kein Zeitpunkt des einzelnen Aufrufs gespeichert. Aus den Zählern lässt sich weder eine einzelne Person noch deren Weg durch die Umfrage rekonstruieren; ein Personenbezug ist auch mit Zusatzwissen nicht herstellbar.

(3) Da keine personenbezogenen Daten verarbeitet werden, ist die DSGVO insoweit nicht anwendbar und es wird keine Einwilligung eingeholt. Da kein Zugriff auf Informationen im Endgerät erfolgt und nichts dort gespeichert wird, greift auch § 25 TDDDG nicht.

(4) Zweck ist die Verbesserung der Fragebögen. Die Auswertung ist dem jeweiligen Kunden in seinem Dashboard zugänglich.

7. Registrierung und Login (Admins des Kunden)

Verarbeitet werden insbesondere E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, gegebenenfalls 2FA-Geheimnisse und Backup-Codes sowie Session-Daten. Zweck ist die Bereitstellung und Absicherung des Dashboard-Zugangs. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Speicherdauer: für die Dauer des Vertragsverhältnisses bzw. bis zur Löschung des Benutzerkontos; Protokolle zu Authentifizierungsereignissen siehe Abschnitt 11.

8. Teilnahme an Umfragen und E-Mail-Gate

(1) Bei Nutzung einer Umfrage können verarbeitet werden:

• Antworten (responses / answers) – ohne Speicherung der IP-Adresse an der Response,
• Kontaktdaten (contacts) – insbesondere E-Mail, optional Name,
• Consent-Text als Snapshot sowie Zeitpunkt der Einwilligung (consented_at).

(2) Zweck ist typischerweise die Ergebnisübermittlung und/oder die vom Kunden vorgesehene Kontaktaufnahme. Die Rechtsgrundlage setzt der Kunde als Verantwortlicher (in der Regel Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; bei besonderen Kategorien zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

(3) Ob eine Umfrage besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO, z. B. Gesundheitsdaten) berührt, hängt vom Inhalt ab, den der jeweilige Kunde gestaltet. Die Verantwortung hierfür liegt beim Kunden.

(4) Die für Teilnehmer anzuzeigende Datenschutzinformation nennt den jeweiligen Anbieter der Umfrage als Verantwortlichen mit Name, Anschrift und Kontakt und wird aus dessen Stammdaten befüllt. Ergänzend gilt diese Plattform-Datenschutzerklärung für die technische Bereitstellung.

(5) Löscht der Kunde die Kontaktdaten (manuell oder nach eingestellter Frist), bleiben die Umfrageantworten ohne Namen und E-Mail erhalten. Das Zustellprotokoll der Ergebnis-Mail zu diesem Durchlauf wird mitgelöscht. Im Audit steht die E-Mail-Adresse danach nicht mehr.

9. E-Mail-Versand

Transaktions-E-Mails (z. B. Ergebnis- oder Einladungsmails) werden über Brevo versendet, einen Anbieter mit Sitz in Frankreich (Sendinblue SAS). Brevo handelt als Auftragsverarbeiter. Die Verarbeitung findet in Rechenzentren in der EU statt (Frankreich und Belgien).

Für Betrieb und Support setzt Brevo eigene Unterauftragsverarbeiter ein, darunter einzelne Unternehmen mit Sitz außerhalb der EU (unter anderem Cloudflare für Netzwerk- und Angriffsschutz, Zendesk für Support-Anfragen sowie Konzerngesellschaften in den USA und Indien). Ein Zugriff auf personenbezogene Daten aus Drittländern ist dabei nicht vollständig ausgeschlossen. Brevo sichert solche Übermittlungen über Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 DSGVO und, soweit einschlägig, über das EU-US Data Privacy Framework ab. Die jeweils aktuelle Liste veröffentlicht Brevo in Anhang 2 seines Auftragsverarbeitungsvertrags.

10. Backups

Es werden verschlüsselte Backups (restic) auf einer Hetzner Storage Box in Deutschland erstellt. Backups dienen der Wiederherstellbarkeit. Einzelne Datensätze lassen sich in verschlüsselten Backup-Generationen nicht selektiv entfernen; gelöschte Daten entfallen mit Ablauf der Backup-Rotation. Einzelheiten regelt der AVV bzw. das Betriebshandbuch.

11. Speicherdauer

12. Betroffenenrechte

Sie haben nach Maßgabe der DSGVO das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO) sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Für Daten aus Umfragen (Antworten, Leads) ist primärer Ansprechpartner der jeweilige Anbieter der Umfrage als Verantwortlicher. Für Daten der Plattformebene (z. B. Ihr Dashboard-Konto) wenden Sie sich an den unter Abschnitt 1 genannten Verantwortlichen.

Sie haben das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen. Zuständig für den Verantwortlichen ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA).

13. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Umami wird auf eigener Infrastruktur betrieben und ist kein externer Empfänger.

Für die Auftragsverarbeitung zwischen Kunde und Betreiber hinsichtlich Teilnehmerdaten gilt der gesonderte AVV.

14. Keine Drittlandübermittlung

Die genannten Dienstleister werden im EU/EWR betrieben bzw. genutzt. Eine Übermittlung in Drittländer ist nicht beabsichtigt. Sollte sich dies ändern, werden wir die gesetzlichen Voraussetzungen (z. B. Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien) einhalten und informieren.

15. Automatisierte Entscheidungen / Scoring

Die Plattform kann Antworten additiv zu einem Punktewert zusammenzählen und anhand von Schwellenwerten eine Gesamteinschätzung mit Empfehlungstext anzeigen. Dies dient der informatorischen Selbsteinschätzung. Es handelt sich nach unserer Einschätzung nicht um eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 Abs. 1 DSGVO. Kunden dürfen Scores nicht für solche Entscheidungen verwenden (siehe Nutzungsbedingungen).

16. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (insbesondere E-Mail-Adresse, Inhalt der Nachricht) zur Bearbeitung der Anfrage. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertraglich/vertraglich) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sonstige Anfragen, berechtigtes Interesse an Kommunikation). Speicherdauer: für die Dauer der Bearbeitung und darüber hinaus, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder Verjährungsfristen die Aufbewahrung erfordern; danach Löschung.

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen sowie unseren Leistungen entspricht. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter Angabe des Stand-Datums abrufbar.